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Información innecesaria en el almacenamiento de empresas

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La digitalización ha revolucionado el mundo de los negocios, permitiendo a las organizaciones almacenar, acceder y analizar mucha más información que nunca. El poder de la información es tal que los datos se han regulado estrictamente para garantizar que se mantengan y no se puedan utilizar para propósitos nefastos.

Sin embargo, uno de los problemas que surgió de esto es el hecho de que las empresas en todos los sectores de la industria tienden a mantener todos sus datos para siempre. El almacenamiento indiscriminado de datos resulta en una serie de problemas, desde la incapacidad para encontrar información útil hasta el enorme coste asociado con el almacenamiento.

La optimización del almacenamiento de datos en línea con los objetivos comerciales, los requisitos y la legislación puede ahorrar tiempo, dinero y problemas, y generar un mayor valor de la información almacenada.

Mantener todos sus datos no es necesario

Uno de los mayores desafíos de los datos es saber qué guardar, dónde guardarlo y por cuánto tiempo. A menudo, en lugar de abordar este desafío de manera efectiva, las organizaciones simplemente mantendrán todo en el costoso almacenamiento de Nivel 1. El problema es que los datos aumentan a una velocidad tan rápida que una estrategia de este tipo se está volviendo excepcionalmente cara. Por eso, las empresas necesitan comprar continuamente más y más capacidad de almacenamiento. Además, con la introducción de legislación como la Ley de Protección de Información Personal (PoPI), así como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), el almacenamiento indiscriminado de información ahora tiene implicaciones legales.

La realidad es que no es necesario guardar todos tus datos para siempre. Por ejemplo, hay mucha información dentro de cualquier organización que no está relacionada con el negocio. El correo electrónico sobre el cumpleaños de su colega que se envió a todos o una foto de las vacaciones de su jefe. Muchos sistemas de almacenamiento de datos mantendrán cada copia única de cada uno de estos correos electrónicos. Esto resultará en una gran cantidad de almacenamiento ocupado por información que es irrelevante. No hay ninguna razón para mantener estos datos, en particular múltiples copias en el almacenamiento de Nivel 1. Además, las copias múltiples de los datos dan como resultado copias de seguridad múltiples, lo que nuevamente aumenta los costos innecesariamente.

Se necesita un enfoque más inteligente.

Si bien esta estrategia puede parecer la «más fácil», no es inteligente. Es cada vez más costosa y también puede dar lugar a problemas adicionales, como la incapacidad de encontrar información en caso de que sea necesario. Además, hace que el análisis de datos en tiempo real sea prácticamente imposible, por lo que se pierde agilidad y hace más caros los resúmenes de datos. Un mejor enfoque tiene que buscar optimizar la infraestructura de almacenamiento.

Un enfoque es que mueva sus datos históricos a niveles de almacenamiento más bajos de acuerdo con el tipo de datos junto con la necesidad y la frecuencia para acceder a ellos. Esto permite una mayor capacidad de almacenamiento a una tasa menos costosa. Sin embargo, aún no resuelve el problema del almacenamiento indiscriminado. Simplemente mueve los datos a otras plataformas y no ofrece ninguna operación de inteligencia. Las empresas deben aplicar ciertas características específicas, como la deduplicación, la capacidad de búsqueda e indexación. En algún momento también tendrá que eliminar algunos de sus datos. Las políticas de gestión de datos y las estrategias de eliminación defendibles son fundamentales para optimizar la infraestructura de almacenamiento.

El impacto de la legislación.

Es esencial para las empresas aplicar el concepto de que «no todos los datos se crean de la misma manera». Con el fin de optimizar la infraestructura de almacenamiento de datos, debe analizar primero el negocio, las leyes que debe cumplir y sus objetivos y requisitos comerciales con respecto a los datos. Esto permitirá a la empresa tomar decisiones informadas sobre qué datos deben conservarse, cuáles han caducado, qué es innecesario y qué debe eliminarse por razones reglamentarias u otras. Los datos pueden ser localizados, deduplicados, migrados, eliminados u optimizados de otra manera e incorporados a los sistemas de respaldo y recuperación.

El almacenamiento de datos es un problema de negocios

PoPI y otras leyes son problemas de negocios, pero el almacenamiento de datos también es un problema de negocios. No son simplemente problemas de TI que se pueden resolver con más hardware. Mantener todos sus datos para siempre no es sostenible ni rentable. De hecho, puede crear problemas para las empresas, especialmente con las leyes de privacidad. La clave del éxito es conseguir al socio adecuado, que pueda trabajar con su organización para desarrollar una estrategia efectiva de retención y eliminación, y optimizar el almacenamiento de datos, reducir los costos y aumentar el valor comercial de la información.

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